Marzec się już skończył, a to oznacza, że firmy podpisały sprawozdania finansowe, zamykając tym samym rok podatkowy 2024. W przypadku podatników, którzy przeprowadzają transakcje z podmiotami powiązanymi, 31 marca to jednak nie jedyna istotna data w tym roku. Kolejna przypada na jesień – bo to wtedy mija termin na to, by dokumentacja TP 2025 została przygotowana, a formularz TPR-C złożony.
W tym artykule zebraliśmy wszystkie najważniejsze informacje na temat cen transferowych 2025 – zarówno dla tych, którzy temat TP znają od podszewki, jak i tych, którzy dopiero wchodzą w świat obowiązków związanych z transfer pricingiem. Miłej lektury!
Czym jest dokumentacja cen transferowych?
Dokumentacja cen transferowych stanowi zestaw informacji i analiz, które mają na celu udokumentowanie warunków transakcji realizowanych pomiędzy podmiotami powiązanymi – zarówno krajowymi, jak i zagranicznymi. W jakim celu się ją przygotowuje? Żeby potwierdzić, że warunki transakcji, która została przeprowadzona między podmiotami powiązanymi, są zgodne z rynkowymi – czyli że takie same ustaliłyby między sobą podmioty niezależne.
Dlaczego organy podatkowe to sprawdzają? Odpowiedź jest prosta: by nie dochodziło do sztucznego obniżenia lub zawyżenia podstawy opodatkowania – np. poprzez przesunięcie zysków do krajów o niższej stawce podatkowej. Dokumentacja TP pozwala im zrozumieć, z kim i na jakich zasadach podatnik zawierał w danym roku transakcje oraz w jaki sposób ustalał ceny i warunki współpracy z podmiotami ze swojej grupy.
Dokumentacja TP – co zawiera?
Rzetelnie przygotowana lokalna dokumentacja TP chroni firmę przed sankcjami, domiarami podatkowymi i daje solidne argumenty w razie kontroli – a ustawa o CIT wymienia niezbędne elementy, które muszą zostać w niej uwzględnione. Są to:
- opis podmiotu powiązanego
Charakterystyka stron transakcji powinna być jak najbardziej szczegółowa i zawierać opis prowadzonej działalności przedstawiający m.in. przedmiot, rynki geograficzne czy cechy charakterystyczne branży wraz z otoczeniem rynkowym.
- opis transakcji
Opis transakcji zawiera jej przedmiot, rodzaj oraz podmioty, które brały w niej udział. Przedstawia także, jaka metoda weryfikacji ceny transferowej została zastosowana. Istotna jest jednak szczególnie analiza funkcjonalna, która wskazuje, jaki profil miał ma dany podmiot powiązany – czyli jakie wykonywał funkcje, jakie aktywa zaangażował i jakie ryzyko poniósł (to wpływa na ustalanie cen).
- analiza cen transferowych (benchmark lub analiza zgodności)
W tej technicznej części dokumentacji podatnik wykazuje, że ustalone warunki transakcji odpowiadają warunkom rynkowym. Najczęściej odbywa się to poprzez tzw. benchmark, czyli porównanie do danych rynkowych z niezależnych transakcji, przy wykorzystaniu wskazanej wcześniej metody weryfikacji.
- informacje finansowe
W praktyce jest to po prostu zatwierdzone sprawozdanie finansowe za dany rok podatkowy.
Musisz pamiętać, że za niesporządzenie dokumentacji lub sporządzenie jej niezgodnie ze stanem rzeczywistym grozi kara grzywny w wysokości do 720 stawek dziennych.
Dokumentacja cen transferowych w 2025 roku – kto musi przygotować?
Do złożenia powiadomienia CbC-P zobowiązane są spółki należące do grupy kapitałowej, która musi Kto musi potwierdzić przed organami podatkowymi, że przeprowadzane przez niego transakcje miały charakter rynkowy? Firmy realizujące transakcje z podmiotami powiązanymi – a te powiązania mogą być zarówno osobowe, jak i kapitałowe. Nie wszystkie transakcje jednak trzeba dokumentować. Local file sporządzana jest dla transakcji kontrolowanej o charakterze jednorodnym, której wartość w danym roku podatkowym przekroczyła:
- 10 000 000 zł – w przypadku transakcji towarowej i finansowej,
- 2 000 000 zł – w przypadku transakcji usługowej oraz innej.
Jeśli podatnik realizuje z kolei transakcje z tzw. rajami podatkowymi (czyli podmiotami mającymi miejsce zamieszkania, siedzibę lub zarząd na terytorium lub w kraju stosującym szkodliwą konkurencję podatkową lub zagranicznym zakładem położonym na terytorium lub w kraju stosującym szkodliwą konkurencję podatkową), próg wynosi odpowiednio:
- 2 500 000 zł – w przypadku transakcji finansowej,
- 500 000 zł – w przypadku transakcji innej niż finansowa.
Dokumentacja TP 2025 – jakie są terminy?
W przypadku większości podmiotów (czyli tych, których rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym) termin na przygotowanie dokumentacji cen transferowych za 2024 rok upływa w piątek 31 października 2025 r.
W następnej kolejności podatnik musi złożyć do właściwego dla siebie Urzędu Skarbowego informację o cenach transferowych – czyli tzw. formularz TPR. Termin na to upływa 30 listopada 2025 roku (jest to niedziela, czyli w praktyce można złożyć do 1 grudnia 2025 roku).
Niektórzy podatnicy (większe grupy kapitałowe, których skonsolidowane przychody przekraczają 200 mln) są również zobowiązani do przygotowania master file, a to należy zrobić do środy 31 grudnia 2025 roku.
Co z podmiotami z innym rokiem podatkowym? Termin na sporządzenie local file przypada na koniec 10. miesiąca, na złożenie TPR na koniec 11. miesiąca, a na przygotowanie master file – do końca 12. miesiąca po zakończeniu roku podatkowego.
Za niedotrzymanie powyższych terminów mogą zostać nałożone kary grzywny – do 240 stawek dziennych.
Dokumentacja TP 2025 – jak przygotować?
Przygotowanie dokumentacji cen transferowych to proces, który wymaga dokładności, analizy i dobrej znajomości przepisów. Aby ułatwić Ci to zadanie, poniżej przedstawiamy najważniejsze kroki, które powinieneś uwzględnić, planując sporządzenie dokumentacji TP w 2025 roku:
- Sprawdź, czy obowiązki dokumentacyjne Cię dotyczą i zbierz właściwe dane o transakcjach kontrolowanych
Jeśli realizujesz transakcje z podmiotami powiązanymi, przeanalizuj je pod kątem tego, czy przekraczają wskazane w ustawie limity. Jeśli tak, to kolejnym krokiem jest zebranie właściwych danych wewnętrznych – czyli identyfikacja podmiotów powiązanych oraz analiza charakteru oraz wartości przeprowadzanych transakcji (zakres świadczonych usług, warunki, kwoty, strony itd.)
Na tym etapie zastanów się również, czy nie ma sytuacji, w których możesz skorzystać ze zwolnienia od sporządzenia dokumentacji TP (tzw. mechanizm safe harbour), czyli czy nie są spełnione warunki np. dla transakcji o niskiej wartości dodanej.
- Określ właściwie profil funkcjonalny podmiotów
Odpowiednie określenie profilu funkcjonalnego pomaga dobrać najlepszą metodę weryfikacji ceny transferowej oraz ustalić, czy transakcja została przeprowadzona na warunkach rynkowych. Co więcej, zdarza się, że profil funkcjonalny określany jest BŁĘDNIE (wspominaliśmy o jednej z takich sytuacji w artykule o profilach funkcjonalnych), dlatego zwróć na ten etap szczególną uwagę.
- Zbierz właściwe dane porównawcze
Teraz czas na znalezienie porównywalnych (pod względem funkcji, aktywów i ryzyka) transakcji rynkowych, które mogą zostać zestawione z transakcjami kontrolowanymi. Jak to zrobić? Korzystając np. z darmowych i komercyjnych baz danych.
- Dobierz metodę ustalania ceny transferowej
Z katalogu dostępnych możliwości wybierz tę, która jest dostosowana zarówno do charakterystyki badanej transakcji, jak i dostępnych danych porównawczych.
- Przygotuj dokumentację i zaraportuj TPR
Kiedy masz już wszystkie poprzednie kroki zrealizowane, możesz przygotować dokumentację TP, dbając o to, by zawierała wszystkie potrzebne elementy, a przy tym została sporządzona w terminie. Następnie opisywane transakcje raportujesz w TPR. Na obie te czynności musisz zapewnić sobie odpowiednie okno czasowe! Pamiętaj, lepiej działać z wyprzedzeniem i starannie niż później musieć tłumaczyć się z czegoś przed Fiskusem.
Dokumentacja TP w 2025 roku – podsumowanie
Z roku na rok zwiększa się liczba kontroli, jakie organy podatkowe przeprowadzają w obszarze cen transferowych – a błędy, opóźnienia, braki czy niewłaściwe szacunki ceny rynkowej mogą mieć realne konsekwencje finansowe. Dlatego warto podejść do tematu z odpowiednią starannością, spokojną głową i… zapasem czasowym.
Jeśli potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu dokumentacji TP w 2025 roku – skontaktuj się z nami! Na co dzień pomagamy firmom w prawidłowym identyfikowaniu obowiązków, analizie transakcji, sporządzaniu benchmarków, wyborze metod i przygotowaniu kompletnych, zgodnych z przepisami plików. Działamy kompleksowo i z wyczuciem – tak, by Twoja firma była dobrze zabezpieczona na wypadek ewentualnej kontroli. Przekonaj się sam!